Bagaimana Produktif Tanpa Sibuk?

Produktivitas telah diterima secara umum sebagai salah satu faktor yang menentukan kesuksesan seseorang. Rumusnya, sukses berbanding lurus dengan produktivitas. Dengan kata lain, kalau Anda ingin sukses, harus produktif. Tapi, apa sebenarnya produktivitas itu?

Orang mengartikan produktif secara sederhana sebagai kerja keras. Dan, itu ditandai dengan kesibukan yang tinggi. Meskipun orang yang tampak sibuk tidak selalu berarti produktif, namun bagaimana pun kerja keras hampir selalu diidentikkan dengan kesibukan yang padat.

Kalau HP Anda selalu berdering dan pekerjaan di meja Anda tak habis-habis, maka orang akan dengan mudah melihat Anda sebagai orang yang produktif. Tapi, benarkah demikian?

Motivator Reza Gunawan yang juga praktisi nature holistic healing membedakan antara "sibuk" dan "produktif". "Memang, seseorang yang sibuk biasanya dianggap sebagai pekerja yang produktif. Padahal, kalau kita jeli melihat, seseorang bisa saja sangat sibuk, namun tidak produktif," ujar Reza seperti terungkap dalam salah satu artikelnya di rezagunawan.com.

Menurut dia, seseorang bisa dibilang produktif ketika dia mengerjakan sesuatu yang menciptakan nilai, bisa berupa manfaat, uang, makna, dan hasil positif lainnya. Sementara, sibuk akan selalu menghabiskan waktu, tenaga, dan upaya, namun tidak selalu menciptakan nilai, makna, manfaat, atau pun uang.

Lebih jauh Reza menyarankan, dalam bekerja, sebelum kita mencapai tahap "produktif", penting untuk mempelajari dahulu bagaimana cara dan sistem bekerja yang baik, sebelum mempelajari bidang pekerjaan kita sesuai deskripsi kerjanya. Berkaitan dengan hal itu, Reza memberikan tips sebagai berikut:

1. Menangkap Ide

Bawalah pena dan notes ini kemana pun Anda pergi, setiap saat. Berbagai ide cemerlang serta bermacam hal penting yang sering terlupakan, biasanya muncul di pikiran secara tak terduga, sekilas, dan sepintas. Dengan ini, Anda bisa menangkapnya dengan segera dan tidak harus mengandalkan otak untuk mengingat-ingatnya kembali.
2. Membuat Daftar Tugas - Lengkap

Segera ketika tiba di rumah/kantor, pindahkan berbagai tugas dan ide yang perlu Anda tindaklanjuti ke sebuah daftar besar, katakanlah namanya “Daftar Tugas - Lengkap”. PERINGATAN: jangan sekali-kali bekerja langsung berdasarkan daftar ini kalau Anda tidak ingin terjebak jadi “Produktif Super Sibuk”.

3. Membuat Daftar Tugas - Harian

Setiap hari, tuliskan tugas terpenting hari ini. Cukup 1-3 tugas saja yang Anda ambil dari Daftar Tugas - Lengkap. Daftar baru yang berisi 3 TT (Tugas Terpenting) ini kita sebut “Daftar Tugas - Harian”. Bagaimana menentukan mana 1-3 Tugas Terpenting? Pilih berdasarkan mana yang paling mempengaruhi produktivitas, kepuasan hati, dan kebahagiaan Anda secara signifikan. Bila dalam satu hari Anda berhasil menyelesaikan 1-3 tugas ini, tentu waktu luang sisanya bisa Anda gunakan untuk menikmati hidup, atau melanjutkan tugas terpenting selanjutnya yang ada dalam Daftar Tugas - Lengkap.

Penting vs Tidak Penting

-- Dahulukan di Awal Hari

Setiap hari, dahulukan awal hari Anda untuk mengerjakan 1-3 Tugas Terpenting yang ada di dalam Daftar Tugas - Harian Anda. Sisihkan waktu 30 menit hingga 2 jam di awal hari, untuk menyelesaikan ini terlebih dahulu sebelum melakukan yang lain.

-- Distraksi

Matikan berbagai pengalih perhatian. Salah satu tip paling produktif bagi saya adalah: putuskan sambungan Anda ke internet bila sedang bekerja. Hanya sambungkan diri bila memang sedang perlu memakainya. Percayalah, godaan terlalu kuat dari bawah sadar akan menyebabkan kebocoran efisiensi yang luar biasa. Matikan dahulu internet, e-mail, facebook, chat, browser, dan koneksi Blackberry Anda saat mengerjakan Daftar Tugas - Harian.

-- Meeting

Sebisa mungkin, hindari rapat dan pertemuan yang tidak perlu. Begitu banyak waktu terbuang dalam berbagai rapat yang tidak produktif. Bila mungkin, koordinasikan pekerjaan Anda via e-mail dan telepon. Bila harus meeting, sebelumnya agenda rapat sudah harus diterima semua pihak, dan pastikan ada rencana tindak lanjut yang jelas bagi setiap pihak.

-- Delegasi

Lihat kembali Daftar Tugas - Lengkap Anda, dan delegasikan berbagai hal yang bisa dipercayai kepada orang lain agar Anda lebih mampu mengelola waktu dan energi Anda.

-- Otomatisasi

Gunakan voicemail, website, blog untuk menampilkan informasi yang cenderung berulang dalam profesi Anda. Sebagai contoh, saya tidak pernah lagi memberikan penjelasan tentang terapi Penyembuhan Holistik serta bagaimana caranya membuat janji terapi, karena semua informasi serta prosedur pendaftaran pasien/klien sudah lengkap tersedia di website. Mudah, kan? Coba pikirkan ide yang serupa dalam profesi Anda masing-masing.

(sumber: www.rezagunawan.com)